Decálogo anti-fraude para todo tipo de organizaciones

Por Carlos Fernando Rozen
Socio de BDO Argentina (GRC | Governance, Risk & Compliance y FID | Fraudes, Investigaciones y Disputas). Presidente de la AAEC | Asociación Argentina de Ética y Compliance y Director de la CEC | Certificación Internacional en Ética y Compliance

Diversas encuestas en todo el mundo, incluyendo las del ACFE (Asociación de examinadores de fraudes certificados en los EEUU), advierten que, en promedio, las organizaciones pierden entre un 2% y un 7% de su facturación en concepto de fraude. Eso es muchísimo dinero, tal vez uno de los impuestos más costosos para hacer negocios.

Un empresario responsable, un “buen hombre de negocios” como menciona la Ley de Sociedades Comerciales, debería prevenir sobornos, estafas y otros delitos dentro de su organización.

Es verdad que las organizaciones más grandes suelen contar con más recursos a aplicar en la lucha contra el fraude, pero, en contraposición a la afirmación que dice que las empresas grandes pueden prevenir mejor el fraude, sabemos que en los entes de menor tamaño y menos gente, es mucho más sencillo dejar funcionando eficaces controles preventivos.

Y si el problema fuera presupuestario, es posible implementar cuestiones que en oportunidades no son tan costosas; tampoco complejas. Conocemos algunas Pyme que pueden dar cátedra a muchas de las grandes sobre cómo hacerlo.

Vamos al grano y manos a la obra:

  1. El mensaje de la Dirección: aquí no hay mucha ciencia. Oyó alguna vez hablar del “tone from the top”?. Sus empleados se comportarán en forma tan íntegra como ud. se comporte (no necesariamente como diga que todos se tienen que comportar). Solo tiene que mostrar malos ejemplos para ver derramar ese comportamiento en todos los niveles.
  1. Escriba cuidadosamente cómo se debe comportar la gente. Póngale como título “Código de Ética” o “Código de Conducta”. Eduque a su personal en cómo debe hacer las cosas y no olvide de explicarles  «que es lo que no se puede hacer». Nunca espere que la gente haga lo que Ud. no es capaz de explicar. Dedique un buen tiempo en hablar con su gente y pida a ellos que hagan lo mismo hacia abajo.
  1. Fuerte control anti-corrupción. Evalúe en qué circunstancias, procesos y transacciones su gente podría  relacionarse con funcionarios públicos, y diseñe una política clara para que no se produzcan situaciones de soborno. Diseñe cuidadosamente políticas de entrega y recepción de regalos, de anticipo y rendición de viajes, de cuidado en las registraciones contables, entre otras.
  1. ¿Le importa la Caja, verdad? Preocúpese y que todos lo sepan!: Controle cada pago a proveedores. Los mismos deben realizarse contra un servicio efectivamente prestado o un producto realmente recibido. Controle fuertemente la forma en que se manipulan los maestros de proveedores en el sistema y quiénes acceden a los mismos. Ah! Y nunca olvide que de la revisión de las rendiciones de gastos Ud. podrá comprender el real clima ético de la organización.
  1. Revise cómo es percibida su organización por la comunidad; si no lo quieren, algo malo está ocurriendo: Hay diversos motivos por los cuales una organización no es querida. Podría no estar pagando, no estar entregando sus productos o servicios, extorsionar a alguna parte interesada, o, en general, provocar otro tipo de daño, incluyendo incumplimientos legales. Sin duda, Ud. está acumulando contingencias sin saberlo. 
  1. No se deje llevar por quienes dicen que las líneas de denuncia son solo para las empresas grandes: Este tipo de herramientas constituyen importantes sensores que ayudan a identificar irregularidades o bien a disuadirlas. No les tenga miedo. Implemente un canal de reporte y comunique la importancia de utilizarlo en los casos que corresponda. Y prepárese para sacar algunas cosas que están hoy debajo de la alfombra.
  1. Formalice las rutinas más importantes, incluyendo los controles: Hay quienes suelen decir “nuestra organización es dinámica, no necesita procedimientos” … grave error. La documentación de procesos es una eficaz herramienta para estudiar dónde existen “puertas abiertas”, para comprender ante la existencia de un ilícito, cómo fue posible que ocurra, y luego para fortalecer los controles toda vez que sea necesario. Sin esto el punto siguiente pierde sentido.
  1. Ejerza un fuerte monitoreo: Resulta altamente relevante supervisar el funcionamiento del sistema de control interno. Una función de Auditoría Interna, aunque sea un auditor part time permite poner el termómetro en diversos sitios durante el año e ir obteniendo conclusiones de importancia para el fortaleciendo del control. Además de ser capaz de detectar errores, omisiones e irregularidades, la presencia del auditor interno tiene un poder disuasivo que forma parte de lo que llamamos “ambiente de control”…  Si sigue estos consejos pronto podrá respirarlo
  1. Segregue funciones incompatibles: no se trata solo de armar un organigrama con las descripciones de puestos (lo cual, dicho sea de paso, no es poca cosa). El mejor diseño teórico puede verse alterado por los permisos dentro del sistema. Revise roles, perfiles de usuario, permisos y en general, la seguridad en los accesos.
  1. Sepa que mientras mayor es su posición en la organización, mayor es su responsabilidad por los fraudes que ocurran: Le aseguro que en este momento está ocurriendo una irregularidad en su organización. Y si Ud. tiene responsabilidad suficiente como para implementar algunas de estas iniciativas y no lo hizo, el responsable será usted, no por cometer el delito, sino por no cumplir con su rol gerencial de “planificar”, “coordinar” y “supervisar” … y la última de las tres responsabilidades, reitero, también es suya.